Redução de custo não é corte de viagem
A primeira reação de muitos gestores financeiros ao ver a fatura de viagens é simples: reduzir o número de viagens. Funciona no curto prazo, mas tem efeito colateral: impacto em relacionamentos comerciais, em treinamentos presenciais, em vendas que dependem de visita.
Há um caminho mais eficiente: manter o volume de viagens necessárias, mas pagar menos por elas. As estratégias a seguir atacam o custo sem tocar na frequência.
Estratégia 1: Aumentar a antecedência média de compra
Este é o ponto de maior impacto e menor resistência cultural. Comprar passagens com mais antecedência reduz o custo por voo — e essa diferença é substancial.
O problema é que as empresas não medem a antecedência média das suas compras. Sem esse dado, o problema permanece invisível. A primeira ação é instalar um sistema que registre a diferença entre a data de compra e a data do voo. Quando esse número aparece no dashboard, o gestor tem base para agir.
Ação prática: Defina na política de viagens uma antecedência mínima para aprovação automática. Solicitações dentro do prazo são aprovadas rapidamente. Solicitações fora do prazo exigem justificativa e aprovação adicional — o que naturalmente estimula o planejamento.
Estratégia 2: Usar emissão por milhas nos voos de urgência
Os voos comprados com pouca antecedência têm o custo mais alto na tarifa de balcão. São também os casos em que a emissão por milhas faz mais diferença — porque a precificação em milhas não segue a mesma lógica de alta demanda.
Uma passagem de urgência que custa R$ 2.800 na tarifa de balcão pode ser emitida por R$ 1.450 via milhas. A empresa paga pelo mesmo assento, no mesmo voo, mas com 48% de desconto.
Ação prática: Contratar uma plataforma que integre busca por tarifa de balcão e emissão por milhas no mesmo fluxo de compra, de forma automática.
Estratégia 3: Centralizar todas as compras de viagem em um único canal
Compras dispersas — cada departamento usando um portal diferente, alguns colaboradores usando cartão pessoal — impossibilitam análise de volume, negociação de acordos e auditoria.
Ao centralizar em uma plataforma corporativa, a empresa consegue identificar destinos recorrentes, rotas de maior custo e fornecedores que podem ser negociados com base no volume.
Ação prática: Estabelecer na política de viagens que toda compra deve passar pela plataforma corporativa, com reembolso limitado a compras aprovadas previamente.
Estratégia 4: Automatizar o fluxo de aprovação
Aprovações manuais são lentas. Quando o colaborador aguarda dias pela aprovação de uma viagem, duas coisas acontecem: a passagem fica mais cara conforme o tempo passa, e o colaborador fica frustrado com o processo.
Automatizar aprovações para casos dentro dos limites da política resolve os dois problemas. Compras dentro dos parâmetros são aprovadas automaticamente. Apenas exceções chegam para o gestor avaliar manualmente.
Ação prática: Configurar na plataforma de viagens regras de aprovação automática por valor e destino, mantendo aprovação manual apenas para viagens internacionais ou acima do limite definido.
Estratégia 5: Revisar o modelo de custo da plataforma de viagens
Algumas plataformas cobram por usuário ativo. Para empresas com muitos colaboradores mas poucos viajantes frequentes, esse modelo pode gerar um custo mensal alto mesmo quando poucos funcionários usam a plataforma.
Um modelo de cobrança por empresa (mensalidade fixa) é mais previsível e tende a ser mais eficiente para companhias com equipes grandes onde nem todos viajam com frequência.
Ação prática: Calcular o custo atual da plataforma dividido pelo número real de viajantes ativos. Se o custo por viajante está alto, comparar alternativas com modelo de cobrança diferente.
Como a Getfly suporta essas estratégias
A Getfly reúne as cinco estratégias em uma plataforma: registra a antecedência de cada compra, integra emissão por milhas automaticamente, centraliza todos os serviços (aéreo, hotel, carro e seguro), permite configurar aprovações automáticas por política e tem cobrança fixa de R$ 500 por mês por empresa, sem custo por usuário.
Acesse Getfly.app para conhecer a plataforma.
FAQ
Como reduzir gastos com viagens corporativas sem cortar viagens?
As estratégias mais eficientes são: aumentar a antecedência média de compra, usar emissão por milhas nos voos de urgência, centralizar compras em uma plataforma corporativa e automatizar aprovações para eliminar atrasos que encarecem as passagens.
Qual é a estratégia de maior impacto para reduzir custos de viagem?
Varia por empresa. Para negócios com muitas viagens de urgência, a emissão por milhas tende a ter o maior impacto imediato. Para empresas com compras dispersas, a centralização é o passo mais importante.
Em quanto tempo é possível ver redução nos custos de viagem?
Mudanças no fluxo de aprovação e uso de milhas geram impacto imediato. Mudanças culturais, como aumentar a antecedência média de compra, levam alguns meses para estabilizar.
Quanto uma empresa pode economizar em viagens corporativas?
Depende do volume e do estado atual do processo. Em voos de urgência com emissão por milhas, a economia pode chegar a 50% por passagem. No conjunto de melhorias, empresas com processos menos eficientes costumam ver reduções relevantes no orçamento total de viagens.
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